As políticas de retenção são aplicadas para automatizar o processo de arquivamento dos e-mails por tempo ou mantê-los de forma “manual” deixando que o próprio usuário da caixa de e-mails marque os e-mails aos quais ele deseja mover.
Para criar uma política de retenção padrão, siga os passos abaixo:
- Logue em admin.microsoft.com com as credenciais de administrador global do seu Microsoft 365 e acesse a aba “Exchange”
Para este procedimento, usamos o centro de administração clássico do Exchange. Para acessa-lo, basta clicar em Classic Exchange admin center:
- No admin center clássico do Exchange, clique em “compliance management”, e logo em seguida clique em “retention tags” (neste caso, vamos primeiro criar a tag de retenção)
Note, que por padrão, já existem tags criadas porque a política padrão utiliza essas tags. Para efeito do procedimento, criaremos uma nova.
- Em seguida, adicione uma nova tag clicando no sinal de “+” > “Applied automatically to entire mailbox (default)”
- Na nova aba, preencha com as informações desejadas e clique para salvar.
Nome: De um nome de fácil identificação.
Ação de retenção: Marque a opção “Move to Archive”
Periodo de retenção: Marque a opção “When the item reaches the following age (in days):” Neste exemplo, deixamos como 1 ano (365 dias).
Comentario: Adicione um comentário a tag se necessário.
- Agora, é necessário criar a politica de retenção e atribuir a marca que foi recentemente criada.
Acesse a aba “Retention Policies” e clique no sinal de “+” para criar uma nova política
- De um nome de fácil identificação e clique no sinal de “+” para adicionar a marca recentemente criada. Aqui também é muito importante adicionar as marcas "Deleted Items", "Junk Email" e "Recoverable Items 14 days move to archive"
- Após criar a política, veja se a mesma aparece na aba das políticas de retenção:
- Agora, acesse a aba de destinatários > caixa de correio e localize a conta a qual deseja atribuir a política de retenção criada, a fim de mover os arquivos para o arquivo morto automaticamente, e clique em “Gerenciar políticas de Caixa de Correio”.
- Clique para editar as configurações de politicas padrão
- Agora, basta alterar a política de retenção para a que foi criada recentemente e salvar
- Pode demorar até 7 dias para que a política entre em vigor e comece a mover os e-mails, mas você pode forçar esse processo. Para isso, consulte o KB “Forçar o arquivamento automático dos e-mails no Exchange Online”