As políticas de retenção são aplicadas para automatizar o processo de arquivamento dos e-mails por tempo ou mantê-los de forma “manual” deixando que o próprio usuário da caixa de e-mails marque os e-mails aos quais ele deseja mover.

Para criar uma política de retenção padrão, siga os passos abaixo:

  • Logue em admin.microsoft.com com as credenciais de administrador global do seu Microsoft 365 e acesse a aba “Exchange”

 

 

 

Para este procedimento, usamos o centro de administração clássico do Exchange. Para acessa-lo, basta clicar em Classic Exchange admin center:

 

 

 

  • No admin center clássico do Exchange, clique em “compliance management”, e logo em seguida clique em “retention tags” (neste caso, vamos primeiro criar a tag de retenção)

 

 

 

Note, que por padrão, já existem tags criadas porque a política padrão utiliza essas tags. Para efeito do procedimento, criaremos uma nova.

 

  • Em seguida, adicione uma nova tag clicando no sinal de “+” > “Applied automatically to entire mailbox (default)”

 

 

 

  • Na nova aba, preencha com as informações desejadas e clique para salvar.

Nome: De um nome de fácil identificação.

Ação de retenção: Marque a opção “Move to Archive”

Periodo de retenção: Marque a opção “When the item reaches the following age (in days):” Neste exemplo, deixamos como 1 ano (365 dias).

Comentario: Adicione um comentário a tag se necessário.

 

 

 

  • Agora, é necessário criar a politica de retenção e atribuir a marca que foi recentemente criada.

 

Acesse a aba “Retention Policies” e clique no sinal de “+” para criar uma nova política

 


  • De um nome de fácil identificação e clique no sinal de “+” para adicionar a marca recentemente criada. Aqui também é muito importante adicionar as marcas "Deleted Items", "Junk Email" e "Recoverable Items 14 days move to archive"
  • Após criar a política, veja se a mesma aparece na aba das políticas de retenção:

 

  • Agora, acesse a aba de destinatários > caixa de correio e localize a conta a qual deseja atribuir a política de retenção criada, a fim de mover os arquivos para o arquivo morto automaticamente, e clique em “Gerenciar políticas de Caixa de Correio”.

 

 

 

  • Clique para editar as configurações de politicas padrão

 

  • Agora, basta alterar a política de retenção para a que foi criada recentemente e salvar

 

 

 

  • Pode demorar até 7 dias para que a política entre em vigor e comece a mover os e-mails, mas você pode forçar esse processo. Para isso, consulte o KB “Forçar o arquivamento automático dos e-mails no Exchange Online”