Crie caixas de correio compartilhadas para que um grupo de pessoas possa monitorar e enviar e-mail de endereços de e-mail comuns, como info@contoso.com. Quando um membro do grupo responde a uma mensagem enviada para a caixa de correio compartilhada, o e-mail é exibido como sendo da caixa de correio compartilhada, e não do usuário individual.
As caixas de correio compartilhadas incluem um calendário compartilhado. Sua equipe pode usar o calendário compartilhado como um lugar para que todos insiram seus compromissos. Por exemplo, se você tiver três pessoas que fazem visitas ao cliente, todos podem usar o calendário compartilhado para inserir as informações de visita do cliente.
Antes de criar uma caixa de correio compartilhada, é importante ressaltar algumas informações:
As caixas de correio compartilhadas são usadas quando várias pessoas precisam acessar a mesma caixa de correio, como uma informação da empresa ou um endereço de e-mail de suporte, para mesa de recepção ou qualquer outra função que possa ser compartilhada por várias pessoas.
Os usuários com permissões para a caixa de correio do grupo podem enviar como ou enviar em nome do endereço de e-mail da caixa de correio, se o administrador tiver dado permissões para isso. Isso é particularmente útil para caixas de correio de ajuda e suporte, pois os usuários podem enviar e-mails de "Suporte Cloud" ou "Criar uma Mesa de Recepção".
Antes de criar uma caixa de correio compartilhada, aqui estão algumas coisas que você deve saber:
Licenças: Sua caixa de correio compartilhada pode armazenar até 50 GB de dados sem atribuir uma licença a ela. Depois disso, você deve atribuir uma licença para a caixa de correio para armazenar mais dados. Para obter mais detalhes sobre o licenciamento de caixa de correio compartilhada, consulte Exchange Online Limites. Quando uma caixa de correio compartilhada atingir o limite de armazenamento, você ainda poderá receber e-mails por um tempo, mas não poderá enviar novos e-mails. Depois de um tempo, você não receberá mais e-mails. Os remetentes que enviarem mensagens para essa caixa de correio receberão uma notificação de que a mensagem não foi entregue.
Observação:
Os seguintes cenários exigem uma licença do Plano 2 Exchange Online: (para maiores informações consulte seu vendedor SND).
- A caixa de correio compartilhada tem mais de 50 GB de armazenamento em uso.
- A caixa de correio compartilhada usa o arquivamento local.
- A caixa de correio compartilhada é colocada em espera de litígio.
Para obter instruções passo a passo sobre como atribuir licenças, consulte: Gerenciar Licenças 365
Permissões de usuário: Você precisa dar aos usuários permissões (associação) para usar a caixa de correio compartilhada. Somente as pessoas de dentro da organização podem usar uma caixa de correio compartilhada.
Usuários externos: Você não pode dar às pessoas fora do seu negócio (como pessoas com uma conta do Gmail) acesso à sua caixa de correio compartilhada. Se quiser fazer isso, crie um grupo do Outlook. Para saber mais, confira Criar um grupo do Microsoft 365 no centro de administração.
Use com o Outlook para Aplicativo Android e iOS: Além de usar Outlook na Web do navegador para acessar caixas de correio compartilhadas, você também pode usar o aplicativo Outlook para iOS ou o aplicativo Outlook para Android. Para saber mais, confira Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook mobile. Outra opção é criar um grupo para sua caixa de correio compartilhada. Para saber mais, confira Comparar Grupos.
Criptografia: Você não pode criptografar o email enviado de uma caixa de correio compartilhada. Isso ocorre porque uma caixa de correio compartilhada não tem seu próprio contexto de segurança (nome de usuário/senha) portanto, não pode ser atribuída uma chave. Se mais de uma pessoa for membro e enviar/receber emails criptografados com suas próprias chaves, outros membros poderão ler o email e outros podem não ler, dependendo da chave pública com a qual o email foi criptografado.
Conversão de caixa de correio: Você pode converter caixas de correio de usuário em caixas de correio compartilhadas. Confira Converter uma caixa de correio do usuário em uma caixa de correio compartilhada.
Administração funções: usuários com funções de administrador global ou administrador do Exchange podem criar caixas de correio compartilhadas.
Requisitos de assinatura: Para criar uma caixa de correio compartilhada, você precisa assinar um plano de negócios do Microsoft 365 para empresas que inclua email (o serviço Exchange Online). A assinatura Microsoft 365 Apps para Pequenos e Médios negócios não inclui email. Microsoft 365 Business Standard inclui email.
Entrando: Uma caixa de correio compartilhada não se destina à entrada direta por sua conta de usuário associada. Você sempre deve bloquear a entrada da conta de caixa de correio compartilhada e mantê-la bloqueada.
Muitos usuários: Quando há muitos usuários designados acessando simultaneamente uma caixa de correio compartilhada (o máximo com suporte é 25), eles podem falhar intermitentemente em se conectar a essa caixa de correio ou ter inconsistências como mensagens sendo duplicadas na caixa de saída. Nesse caso, reduza o número de usuários ou use uma carga de trabalho diferente, como um grupo do Microsoft 365.
Exclusão de mensagem: Infelizmente, você não pode impedir que as pessoas excluam mensagens em uma caixa de correio compartilhada. A única maneira de contornar isso é criar um grupo do Microsoft 365 em vez de uma caixa de correio compartilhada. Um grupo no Outlook é como uma caixa de correio compartilhada. Para uma comparação dos dois, consulte Comparar grupos. Para saber mais sobre grupos, confira Saiba mais sobre grupos do Microsoft 365.
Multi-Geo Em um ambiente multi-geográfico, as caixas de correio compartilhadas precisam ser licenciadas da mesma forma que uma caixa de correio de usuário é licenciada. Observe que não há suporte para auditoria entre caixas de correio. Por exemplo, se um usuário receber permissões para acessar uma caixa de correio compartilhada em um local geográfico diferente, as ações de caixa de correio executadas por esse usuário não serão registradas no log de auditoria da caixa de correio da caixa de correio compartilhada.
Observação:
Para acessar uma caixa de correio compartilhada, um usuário deve ter uma licença de Exchange Online, mas a caixa de correio compartilhada não requer uma licença separada. Toda caixa de correio compartilhada tem uma conta de usuário correspondente. Observe como você não foi solicitado a fornecer uma senha ao criar a caixa de correio compartilhada? A conta tem uma senha, mas é gerada pelo sistema (desconhecido). Você não deve usar a conta para fazer logon na caixa de correio compartilhada. Sem uma licença, as caixas de correio compartilhadas são limitadas a 50 GB. Para aumentar o limite de tamanho para 100 GB, a caixa de correio compartilhada deve receber uma licença do Exchange Online Plano 2. A licença Exchange Online Plano 1 com uma licença de complemento Arquivamento do Exchange Online só aumentará o tamanho da caixa de correio de arquivo. Isso também permitirá que você habilite o arquivamento de expansão automática para capacidade adicional de armazenamento de arquivos. Da mesma forma, se você deseja colocar uma caixa de correio compartilhada em retenção de litígio, a caixa de correio compartilhada deve ter uma licença Exchange Online Plano 2 ou uma licença Exchange Online Plano 1 com uma licença complementar de Arquivamento do Exchange Online.
Se você quiser aplicar recursos avançados, como Microsoft Defender para Office 365, descoberta eletrônica (Premium) ou políticas de retenção, as licenças poderão ser necessárias, basta procurar um vendedor SND.
Criar uma caixa de correio compartilhada e adicionar membros:
Na página Caixas de correio compartilhadas, selecione + Adicionar uma caixa de correio compartilhada. Insira um nome para a caixa de correio compartilhada. Escolha o endereço de e-mail, mas você pode editá-lo se necessário.
Selecione Salvar alterações. Pode levar alguns minutos até que você possa adicionar membros.
Em Próximas etapas, selecione Adicionar membros a esta caixa de correio. Os membros são as pessoas que poderão visualizar o e-mail de entrada nesta caixa de correio compartilhada e as respostas enviadas.
Selecione o botão Adicionar membros . Selecione as pessoas que você deseja usar essa caixa de correio compartilhada e selecione Adicionar. e, em seguida , Fechar.
Você pode usar as seguintes permissões com uma caixa de correio compartilhada:
Acesso Total: A permissão Acesso Total permite que um usuário abra a caixa de correio compartilhada e atue como o proprietário dessa caixa de correio. Após acessar a caixa de correio compartilhada, um usuário pode criar itens de calendário, ler, exibir, excluir e alterar mensagens de email, e criar tarefas e contatos de calendário. No entanto, um usuário com a permissão Acesso Completo não pode enviar email da caixa de correio compartilhada, a menos que ele também tenha a permissão Enviar Como ou Enviar em Nome de.
Enviar Como: a permissão Enviar Como permite que um usuário represente a caixa de correio compartilhada ao enviar um email. Por exemplo, se Catarina faz logon na caixa de correio compartilhada do Departamento de Marketing e enviar um email, parecerá que o Departamento de Marketing enviou o email.
Enviar em Nome de: A permissão Enviar em Nome de permite que um usuário envie um email em nome da caixa de correio compartilhada. Por exemplo, se João faz logon na caixa de correio compartilhada da Recepção do Edifício 32 e enviar um email, parecerá que o email foi enviado por "João em nome da Recepção do Edifício 32". Você não pode usar o EAC para conceder permissões "Enviar em nome de". Você deve usar o cmdlet Set-Mailbox com o parâmetro GrantSendonBehalf.
Observação:
As permissões Enviar Como e Enviar em Nome não funcionam no cliente de desktop Outlook com o parâmetro HiddenFromAddressListsEnabled na caixa de correio definido como True, pois eles exigem que a caixa de correio esteja visível no Outlook por meio da Lista de Endereços Global.
Use o EAC para editar a delegação da caixa de correio compartilhada:
No centro de administração do Exchange, acesse Caixas de Correio de Destinatários>. Selecione a caixa de correio compartilhada e selecione Editar.
Em Permissões de caixa de correio, selecione Gerenciar delegação de caixa de correio.
Para conceder ou remover permissões de Acesso Completo e Enviar como, selecione 
ou Remover e selecione os usuários aos quais você deseja conceder permissões.
Observação:
O acesso total permite aos usuários abrir a caixa de correio, além de criar e modificar os itens nela. A permissão "Enviar como" permite que todos os usuários, além do proprietário da caixa de correio, enviem emails pela caixa de correio compartilhada. Ambas as permissões são necessárias para o êxito da operação da caixa de correio compartilhada.
- Selecione Salvar para salvar suas alterações.
Adicionar a caixa de correio compartilhada ao Outlook:
Se habilitar o mapeamento automático em sua empresa (por padrão, a maioria das pessoas faz isso), a caixa de correio compartilhada será exibida automaticamente no aplicativo Outlook dos usuários, depois que eles fecharem e reiniciarem o Outlook.
O mapeamento automático é definido na caixa de correio do usuário, não na caixa de correio compartilhada. Isso significa que se você tentar usar o grupo de segurança para gerenciar quem tem acesso à caixa de correio compartilhada, o mapeamento automático não funcionará. Portanto, se quiser habilitar o mapeamento automático, atribua permissões. O mapeamento automático está ativado por padrão.
Para saber como desativá-lo, confira Remover o mapeamento automático de uma caixa de correio compartilhada.
Para saber mais sobre caixas de correio compartilhadas no Outlook, confira os vídeos a seguir: